8 module — đủ vận hành hằng ngày
Tính năng — mọi thứ để chạy hostel của bạn.
Từ booking, dọn phòng, thu chi đến hóa đơn và widget đặt phòng — tất cả trong một phần mềm Việt hóa, miễn phí trong giai đoạn beta.
Quản lý đặt phòng
Tạo, chỉnh sửa và theo dõi toàn bộ booking — từ walk-in đến group booking nhiều phòng.
Vấn đề
- Excel rối loạn, hai khách trùng phòng cùng đêm vì sót dòng.
- Group booking 5–10 phòng phải tách thành nhiều file, mất tổng tiền chung.
- Không biết booking nào sắp check-in / overdue khi vào ca.
Vihostay làm gì
- Drawer tạo booking 1 màn hình: chọn phòng, ngày, khách, dịch vụ — tự cảnh báo trùng phòng.
- Group booking: 1 lượt đặt nhiều phòng, share guest, tổng tiền chung, status chuyển hàng loạt.
- Search + filter nâng cao theo khách / source / status / date range, lưu được preset.
- Cảnh báo overdue check-in / check-out + tóm tắt booking chưa thanh toán đầy đủ.
Phù hợp với ai
- Hostel / homestay 5–50 phòng có nhu cầu group booking (đoàn, gia đình).
- Chủ hostel solo cần ops view cho booking trong ngày.
Quản lý phòng
Rack view timeline 30 ngày + kanban housekeeping — mọi trạng thái phòng trong tầm tay.
Vấn đề
- Không có view tổng quan phòng nào trống / phòng nào occupied trong tuần tới.
- Status dọn phòng truyền miệng, dễ sót phòng dirty trước check-in.
- Block phòng bảo trì phải ghi tay vào sổ — không sync với booking.
Vihostay làm gì
- Rack view 30 ngày × phòng, paint-to-create blocks, drag-drop move / resize.
- Status board kanban 5 cột (clean / dirty / cleaning / inspected / out_of_order), kéo-thả đổi trạng thái.
- Tách 2 chiều status: housekeeping (sạch/bẩn) độc lập với availability (trống/có khách).
- Log lịch sử mọi transition — biết ai đổi, đổi lúc nào.
Phù hợp với ai
- Hostel có team dọn phòng riêng (manager phân công cho staff).
- Homestay nhiều chi nhánh cần view chi tiết từng phòng.
Báo cáo & doanh thu
P&L theo tháng, công suất phòng (ADR / RevPAR), báo cáo ca / ngày — quyết định bằng số liệu.
Vấn đề
- Không biết tháng này thực sự lãi hay lỗ vì doanh thu / chi phí ở 2 chỗ khác nhau.
- Không biết phòng nào đang tạo ra nhiều tiền nhất (ADR / RevPAR).
- Cuối ca không có tóm tắt arrivals / departures / thu chi để bàn giao.
Vihostay làm gì
- Report doanh thu theo tháng / năm, breakdown theo phòng / source / payment method.
- Occupancy analytics: occupancy rate, ADR (giá phòng trung bình), RevPAR theo tháng.
- Báo cáo ca (3 ca / cả ngày): arrivals, departures, thu / chi / bookings mới + snapshot phòng.
- P&L theo tháng / năm — Doanh thu trừ chi phí trực tiếp ra lợi nhuận.
Phù hợp với ai
- Owner / quản lý cần dashboard tài chính tháng.
- Lễ tân bàn giao ca cuối ngày.
Dọn phòng & sự cố
Phân công task dọn phòng cho nhân viên, log sự cố — track tiến độ realtime.
Vấn đề
- Phân công dọn phòng qua Zalo, không biết task nào đã xong.
- Phòng hỏng điều hòa không được ghi log — quản lý không biết để sửa.
- Hạ phòng out_of_order rồi quên phục hồi, phòng ngừng bán mãi.
Vihostay làm gì
- Task dọn phòng: assign cho nhân viên, kanban board theo trạng thái, filter theo ngày.
- Maintenance log: báo sự cố phòng → tự set out_of_order, sửa xong tự phục hồi.
- Notification bell in-app: thông báo task được assign cho mình + sự cố mới.
Phù hợp với ai
- Hostel có 2+ nhân viên housekeeping / kỹ thuật.
- Manager cần track tiến độ dọn phòng trước check-in.
Import booking từ OTA
Đẩy booking từ Booking.com Extranet bằng CSV — không phải nhập tay từng booking.
Vấn đề
- Booking từ Booking.com / Agoda phải nhập tay vào hệ thống → mất 5–10 phút / booking.
- Quên nhập 1 booking → trùng phòng với khách walk-in.
- Không biết booking nào đã import, booking nào sót.
Vihostay làm gì
- Upload CSV từ Booking.com Extranet, parser hiểu cả header EN / VN.
- Preview table editable: sửa thông tin trước khi commit, auto-suggest map phòng theo tên.
- Validate per-row + cảnh báo overlap cùng phòng trước khi import.
- Skip-on-conflict: 1 booking bị trùng → chỉ skip booking đó, không rollback toàn batch.
Phù hợp với ai
- Hostel niêm yết trên Booking.com / Agoda (không có channel manager).
- Chủ kinh doanh không muốn trả phí channel manager hàng tháng.
Widget đặt phòng trực tiếp
Nhận booking trực tiếp từ website của bạn — không qua trung gian, không trả phí OTA.
Vấn đề
- Khách vào fanpage / website hostel xong phải nhắn tin Zalo để đặt phòng → mất khách lúc đêm.
- Trả phí OTA 15–25% mỗi booking dù khách đã biết tới hostel mình.
- Không có form đặt phòng public chuyên nghiệp.
Vihostay làm gì
- Trang public /widget/{slug} embed iframe vào website / fanpage.
- Khách chọn ngày, phòng, điền thông tin → tự tạo booking + gửi email xác nhận.
- Admin Settings toggle on/off + copy embed code sẵn.
Phù hợp với ai
- Hostel có website hoặc fanpage Facebook riêng.
- Chủ kinh doanh muốn giảm phụ thuộc OTA.
Thanh toán & hóa đơn
Ghi nhận thu tiền theo từng đợt — cọc, đặt cọc, full payment — xuất hóa đơn PDF chuẩn.
Vấn đề
- Không tách được tiền cọc và tiền phòng → không biết khách còn nợ bao nhiêu.
- Hóa đơn xuất tay trên Word, số hóa đơn dễ trùng / sót.
- Khách hỏi 'bookking đó đã đóng cọc chưa?' không trả lời được ngay.
Vihostay làm gì
- Payments tab cho mỗi booking: ghi nhận từng đợt thu (cash / transfer / card), type cọc / partial / full.
- Auto compute trạng thái: unpaid / partial / paid theo tổng thanh toán so với total_price.
- Deposit tracking: badge hiển thị 'còn nợ X', summary cọc của tất cả booking.
- Hóa đơn PDF: số INV-YYYY-NNNN tự tăng per-property, immutable, idempotent (1 booking = 1 invoice).
Phù hợp với ai
- Hostel cho khách đặt cọc trước qua chuyển khoản.
- Chủ kinh doanh cần xuất hóa đơn chuyên nghiệp cho khách công ty.
Chi phí vận hành
Ghi nhận điện, nước, lương, sửa chữa — đầu vào cho P&L tháng.
Vấn đề
- Chi phí ghi tản mác trên giấy, sổ tay, Excel — cuối tháng không tổng hợp được.
- Không biết chi phí điện / nước tăng giảm so với tháng trước.
- P&L không có đầu vào chi phí → chỉ có doanh thu, không biết lợi nhuận thực.
Vihostay làm gì
- Trang Chi phí: thêm khoản chi theo category (điện, nước, lương, sửa chữa, marketing, khác).
- Stat cards tổng chi tháng / so sánh tháng trước, breakdown theo category.
- Tự cộng vào Reports → P&L = Doanh thu - Chi phí trực tiếp.
Phù hợp với ai
- Owner cần view tài chính tổng (không chỉ doanh thu).
- Hostel có chi phí vận hành biến động tháng (lương theo công, sửa chữa).
Sẵn sàng tự động hóa hostel của bạn?
Đăng ký miễn phí trong 2 phút. Không cần thẻ tín dụng.